Cómo gestionar sistemas de archivo para proyectos de construcción

Un sistema de archivo bien desarrollado es un elemento crucial de una buena gestión de proyectos de construcción. El sistema de archivo no solo debe hacer un seguimiento de las responsabilidades, entregables y plazos de los consultores, contratistas y proveedores, sino que también debe facilitar la recuperación de documentos de una variedad de ubicaciones. Por esta razón, la mayoría de las empresas de construcción adoptan un sistema estándar de identificación y codificación de archivos, como el estándar MasterFormat del Instituto de Especificaciones de Construcción, o un sistema de archivo uniforme. Un sistema codificado hace que la gestión de archivos sea mucho más fácil y facilita la comunicación entre las partes interesadas. Así mismo lo ratifica Pilosio Dario Roustayan, quien lleva a su cargo la dirección de una importante empresa de Construcción llamada Pilosio.

Establecer un marco

Un sistema de archivo de proyectos de construcción requiere una metodología, como organizar los archivos por fuente o tema, un sistema de identificación y un departamento designado o persona responsable de su gestión. La mayoría de las veces, la estrategia es una que la empresa de construcción crea solo una vez y adopta como parte de sus procedimientos operativos estándar. Una reunión del proyecto, que normalmente se lleva a cabo antes de que comience el proyecto de construcción, comunica los estándares y procedimientos para administrar y mantener los archivos que se transfieren entre la oficina y el sitio de trabajo o entre el contratista y los subcontratistas o consultores del proyecto en el transcurso del proyecto.

Establecer el alcance

Los procedimientos operativos estándar definen el alcance de la gestión de archivos de proyectos de construcción. Para la mayoría de los proyectos, la administración de archivos comienza con la creación de una carpeta de proyectos básica en el momento en que la empresa presenta una propuesta de oferta de contrato. Una carpeta básica generalmente incluye una etiqueta que identifica el título del proyecto, el sitio, el año y el número del proyecto y una fotocopia del sistema de identificación de archivo para usar como referencia de índice. La gestión de archivos finaliza al reunir los registros de desarrollo y construcción del proyecto en un archivo permanente del historial del proyecto cuando la empresa constructora recibe un pago final.

Proceso de gestión de archivos

El objetivo de una buena gestión de archivos es administrar el tiempo y la información de manera eficiente. Una carpeta seccionada en las principales categorías de proyectos de acuerdo con el sistema de identificación de archivos es una necesidad. Las pestañas de índice codificadas por colores identifican las categorías y secciones principales, como la adquisición del sitio, la planificación, la licitación previa a la calificación, la licitación, la construcción, la inspección, los contratos, la contabilidad de garantías y legal. Espere que un solo cuaderno se expanda en múltiples carpetas a medida que avanza el proyecto. Si bien la mayoría de los documentos del proyecto están archivados en la carpeta, debe establecerse una ubicación central común para artículos como planos demasiado grandes para que quepan.

Mantener la seguridad

La buena gestión de archivos también incluye la seguridad de la información. Por ejemplo, a menos que sea absolutamente necesario, no permitas que los documentos originales salgan de las instalaciones. Utiliza los procedimientos de registro y salida de documentos para asegurarse de que cuando los documentos originales salen de las instalaciones, como cuando se desplaza entre la oficina y el sitio de trabajo, el personal de administración de archivos sabe quién tiene los documentos y por qué y dónde se encuentran. yendo. Almacene los archivos del proyecto de construcción en una ubicación segura, y limite el acceso a los archivos a las personas involucradas con el proyecto que necesitan saberlo.

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